Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher

[Betreibername oder Firma noch nicht angegeben] · [Rechtsform noch nicht angegeben]

Vertretung

[Vertretungsberechtigte Person noch nicht angegeben]

Anschrift

[Ladungsfähige Anschrift noch nicht angegeben]

E-Mail

[E-Mail-Adresse noch nicht angegeben]

Telefon

[Telefonnummer noch nicht angegeben]

Datenschutzkontakt

[Datenschutzkontakt noch nicht angegeben]

Die tatsächliche verantwortliche Stelle und ein erreichbarer Datenschutzkontakt müssen vor der öffentlichen Freigabe bestätigt und eingetragen werden.

2. Hosting und technische Serverprotokolle

Die Anwendung läuft in einer containerisierten Serverumgebung mit Webserver, PHP-Anwendung und einer nicht öffentlich freigegebenen PostgreSQL-Datenbank. Als Hostinganbieter ist derzeit nur folgender Platzhalter hinterlegt:

[Hostinganbieter noch nicht angegeben]

Bei einem Aufruf können technisch erforderliche Verbindungsdaten anfallen, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, HTTP-Methode, aufgerufener Pfad, Antwortstatus und Browser- beziehungsweise User-Agent-Angaben. Der vorgeschaltete Webserver schreibt Zugriffsprotokolle in die Container-Ausgabe; die Anwendung kann Fehler und technische Ereignisse in lokale Anwendungsprotokolle schreiben. Diese Daten dienen dem Betrieb, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch.

Als vorläufige Rechtsgrundlage kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interesse an sicherem und funktionsfähigem Betrieb) in Betracht. Interessenabwägung, konkrete Protokollinhalte, Zugriffsberechtigte und Löschfristen müssen vor dem Produktivbetrieb dokumentiert und rechtlich bestätigt werden.

3. Technisch notwendige Session- und Sicherheitscookies

Laravel setzt einen Session-Cookie und einen CSRF-Schutzwert ein. Sie halten die Sitzung zusammen, schützen Formulare vor gefälschten Anfragen, ermöglichen Login und MFA und speichern beim öffentlichen Fragebogen vorübergehend den Bearbeitungsstand. Der Session-Cookie ist für JavaScript nicht lesbar und standardmäßig mit SameSite=Lax konfiguriert.

Der Code enthält keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste und keine sonstigen nicht notwendigen Cookies. Deshalb ist derzeit kein Einwilligungsbanner implementiert. Die technisch notwendigen Speicherungen werden vorläufig auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beziehungsweise die für den jeweils angeforderten Dienst einschlägige Grundlage gestützt. Diese Einordnung ist rechtlich zu bestätigen.

4. Login, MFA und Kontoverwaltung

Für Administratoren und Berater verarbeitet die Anwendung Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle, Kontostatus sowie Zeitstempel. Bei Beratern kommen Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Telefonnummer, optional eine Adresse und der Erfahrungsstand hinzu. Passwörter werden nur als Hash gespeichert.

Für die verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung werden ein verschlüsseltes TOTP-Geheimnis, verschlüsselte Wiederherstellungscodes und der Bestätigungszeitpunkt gespeichert. Serverseitige Sessions können außerdem Benutzer-ID, IP-Adresse, User-Agent, Sitzungsinhalt und letzte Aktivität enthalten. Login und MFA-Challenge sind rate-limitiert.

Die Daten dienen der Kontoführung, Zugangssicherung und rollenbasierten Bereitstellung des Portals. Ob Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO wegen eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen greift, hängt vom noch zu bestätigenden Betreiber- und Vertragsmodell ab. Ergänzend kann Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für Zugangs- und Missbrauchsschutz in Betracht kommen. Die endgültige Zuordnung ist offen.

5. Öffentliche Beraterregistrierung

Bei der öffentlichen Registrierung werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, optional eine frei eingegebene Adresse und das gehashte Passwort gespeichert. Das Konto beginnt im Status „ausstehend“. Administratoren können die Registrierung prüfen, den Status ändern und den Erfahrungsstand festlegen. Erst bei Freischaltung entsteht ein persönlicher Teilnehmerlink.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung der selbst angeforderten Registrierung und der späteren Kontoverwaltung. Als mögliche Grundlage kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO in Betracht, wenn dies eine vorvertragliche Maßnahme oder Vertragserfüllung ist; andernfalls muss vor Freigabe eine passende Grundlage festgelegt und transparent beschrieben werden.

6. Teilnehmerlink, Kontaktdaten und Einreichung

Ein nicht erratbarer Teilnehmerlink ordnet den Fragebogen serverseitig einem aktiven Berater zu. Während der Bearbeitung liegen Linkzuordnung, Fragebogenversion und Antworten vorübergehend in der Sitzung. Beim Absenden speichert die Anwendung Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Tagesbudget, Beratungsinteresse, WhatsApp-Zustimmung, Zeitpunkt, Bearbeitungsstatus, verwendete Fragebogenversion, den zuständigen Berater und sämtliche Antworten atomar in der Datenbank.

Die Kontaktdaten dienen der Bearbeitung des Vitalchecks und der angeforderten Kontaktaufnahme. Für allgemeine Kontaktdaten und Ablaufdaten muss die Rechtsgrundlage anhand des tatsächlichen Leistungs- und Einwilligungsmodells bestätigt werden; je nach Ausgestaltung kommen Art. 6 Abs. 1 Buchst. a oder b DSGVO in Betracht.

7. Gesundheitsbezogene Antworten und Art. 9 DSGVO

Die Fragen betreffen unter anderem Beschwerden, Allergien, Verdauung, Schlaf, Gewicht, psychisches Befinden und sonstige gesundheitliche Umstände. Diese Antworten können Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO sein. Der optionale Kinderbereich kann zusätzlich Angaben über ein Kind oder Enkelkind und damit Daten einer weiteren Person erfassen.

Eine tragfähige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO muss vor dem öffentlichen Einsatz festgelegt werden. Soweit die Verarbeitung auf ausdrückliche Einwilligung gestützt werden soll, kommen Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO in Betracht; dafür ist eine gesonderte, informierte und ausdrücklich bestätigte Erklärung erforderlich. Gesundheitsbezogene Antworten werden nicht pauschal auf berechtigte Interessen gestützt. Auch Zulässigkeit, Information und Einwilligung bei Angaben über Kinder oder andere Dritte sind gesondert zu prüfen.

8. Beraterzuordnung, Portalzugriff und Auswertung

Der zuständige Berater und aktive Administratoren können Teilnehmerkontaktdaten, Antworten und Bearbeitungsstatus im geschützten Portal einsehen. Ein Berater sieht ausschließlich die eigenen zugeordneten Einreichungen. Nur erfahrene zuständige Berater oder Administratoren dürfen eine Auswertung speichern; unerfahrene Berater können ihre Einreichungen sehen, aber nicht verbindlich abschließen. Auswertungsnotizen, Bearbeiter und Abschlusszeitpunkt werden gespeichert.

Diese interne Offenlegung ist Bestandteil der angeforderten Bearbeitung. Rollen, Vertraulichkeitspflichten, Berechtigungskonzept und Rechtsgrundlage müssen organisatorisch ergänzt und rechtlich bestätigt werden.

9. E-Mail-Benachrichtigungen

Nach einer Einreichung erzeugt die Anwendung Benachrichtigungen an den zuständigen Berater und alle aktiven Administratoren. Die Nachricht meldet nur eine neue Einreichung und verweist auf den geschützten Login. Sie enthält weder den Teilnehmernamen noch Gesundheitsantworten.

Die versionierte Standardkonfiguration verwendet derzeit einen Log-Mailer; damit werden Nachrichten technisch protokolliert und nicht über einen externen Transaktionsmailanbieter zugestellt. Vor produktivem Mailversand müssen der tatsächliche Anbieter, seine Rolle als möglicher Auftragsverarbeiter, Datenstandorte, Vertragsgrundlage und Löschfristen ergänzt werden.

10. Telefonnummer und WhatsApp-Zustimmung

Am Teilnehmerabschluss ist die Telefonnummer Pflichtfeld. Zusätzlich wird eine nicht vorausgewählte Zustimmung zur Kontaktaufnahme und möglichen Einladung über WhatsApp verlangt und als Ja/Nein-Wert gespeichert. Der endgültige Einwilligungstext und die Verantwortlichkeiten für eine spätere Kontaktaufnahme sind noch festzulegen.

Aktuell ist keine automatische Übertragung an WhatsApp oder die WhatsApp Cloud API implementiert. Die Anwendung versendet keine WhatsApp-Nachrichten und übermittelt Telefonnummern oder Antworten nicht automatisch an WhatsApp. Ein späterer manueller oder automatisierter WhatsApp-Prozess wäre getrennt zu dokumentieren und rechtlich zu prüfen.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Nach dem belegbaren Stand erhalten nur folgende Stellen Zugriff beziehungsweise technische Daten:

• der jeweils zuständige Berater auf die ihm zugeordneten Einreichungen,
• aktive Administratoren auf Konten, Fragebögen und Einreichungen,
• der noch einzutragende Hostinganbieter im technisch erforderlichen Umfang: [Hostinganbieter noch nicht angegeben].

Ein externer Mailanbieter ist nicht festgelegt. Es gibt keine automatische WhatsApp-Übertragung, keine externen QR-Dienste, keine extern eingebundenen Schriftarten und keine Tracking- oder Analysedienste. Weitere Empfänger, Auftragsverarbeiter oder Drittlandübermittlungen werden nicht behauptet und müssten vor ihrem Einsatz ergänzt werden.

12. Speicherdauer

Für Konten, Beraterprofile, Teilnehmerlinks, Einreichungen, Antworten, Auswertungen und Anwendungsprotokolle bestehen noch keine verbindlich festgelegten Aufbewahrungs- und Löschfristen. Der Code enthält derzeit keine fachliche automatische Löschroutine für diese Daten. Sie bleiben deshalb technisch gespeichert, bis eine berechtigte Stelle sie im Rahmen des noch zu erstellenden Löschkonzepts entfernt oder eine gesetzliche Pflicht die Aufbewahrung verlangt.

Die Session-Gültigkeit ist standardmäßig auf 120 Minuten Inaktivität eingestellt; die tatsächliche Entfernung serverseitiger Sitzungsdatensätze erfolgt durch den Framework-Bereinigungsmechanismus und ist im Betrieb zu verifizieren. Für Webserver- und Anwendungsprotokolle ist ebenfalls eine konkrete, kurze Löschfrist festzulegen.

13. Widerruf von Einwilligungen

Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft über den oben genannten Datenschutzkontakt widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Der aktuelle Code bietet noch keinen automatisierten Widerrufs- oder Löschprozess. Das Verfahren zur Zuordnung, Sperrung und Löschung nach einem Widerruf muss vor der öffentlichen Freigabe festgelegt werden.

Dies betrifft insbesondere die gespeicherte WhatsApp-Zustimmung. Eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung für Gesundheitsdaten ist noch nicht implementiert und muss, falls sie als Rechtsgrundlage dienen soll, einen ebenso klaren Widerrufsweg erhalten.

14. Betroffenenrechte und Beschwerderecht

Betroffene Personen können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Bei einer auf Einwilligung beruhenden Verarbeitung besteht außerdem das Recht zum Widerruf mit Wirkung für die Zukunft.

Anfragen sind an den oben genannten Datenschutzkontakt zu richten. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für den noch zu bestätigenden Betreiber zuständige Behörde ist derzeit:

[Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde noch nicht angegeben]

15. Technische Schutzmaßnahmen

Der Quellcode setzt unter anderem Passwort-Hashing, verschlüsselte MFA-Geheimnisse und Wiederherstellungscodes, CSRF-Schutz, Login- und Formular-Limits, aktive Kontostatus, Rollen- und Zuständigkeitsprüfungen, nicht erratbare Teilnehmerlinks sowie eine intern abgeschottete Datenbank ein. QR-Codes entstehen serverseitig ohne Übermittlung an einen QR-Dienst. Benachrichtigungen enthalten keine Gesundheitsantworten.

Diese Maßnahmen reduzieren Risiken, garantieren aber keine vollständige Sicherheit oder Rechtskonformität. Öffentliche Domain, TLS-Betrieb, organisatorische Zugriffsregeln, Auftragsverarbeitungsverträge, Löschkonzept und eine abschließende Sicherheits- und Datenschutzprüfung stehen noch aus.

16. Aktualisierung dieser Erklärung

Diese Erklärung wird angepasst, sobald Betreiberdaten, Rechtsgrundlagen, Einwilligungen, Löschfristen, Hosting- oder Mailanbieter und weitere tatsächliche Verarbeitungsvorgänge feststehen. Wesentliche Änderungen müssen vor dem öffentlichen Einsatz erneut technisch und rechtlich geprüft werden.

Stand dieses Entwurfs: 30. August 2026